Электронные чеки и их учет: новые требования для бизнеса в РБ
Ищите идеи, исследуйте и находите то, что вам по душе, чтобы начать свой путь к успешному бизнесу!
Введение в систему электронных чеков в Республике Беларусь
С 1 января 2025 года в Республике Беларусь вступили в силу новые требования по применению электронных чеков (ЭЧ), обязательные для всех субъектов хозяйствования, осуществляющих расчёты с физическими лицами. Согласно изменениям, каждый хозяйствующий субъект обязан обеспечивать выдачу электронного кассового чека (ЭКЧ) в момент совершения расчёта, независимо от формы оплаты — наличной или безналичной.
Содержание
Нормативное регулирование и правовые аспекты
Основным документом, регламентирующим новые требования, является:
- Закон Республики Беларусь “О применении контрольно-кассовой техники”
- Постановление Министерства по налогам и сборам № 26 от 16.03.2023
- Инструкции МНС по применению кассового оборудования с функцией фискализации
Также обязательным является подключение к государственной системе контроля — Оперативно-контрольной системе МНС (ОКС МНС), в которую в режиме реального времени передаются данные о каждом чеке.
Что такое электронный кассовый чек (ЭКЧ)
Электронный кассовый чек — это цифровой документ, формируемый с помощью кассового оборудования, зарегистрированного в системе МНС. Он содержит:
- Наименование организации или ИП
- УНП плательщика
- Наименование товара/услуги
- Сумму оплаты и налоговые реквизиты
- Дату, время и номер чека
- Ссылку или QR-код для доступа к чеку в электронном виде
Покупатель может получить ЭЧ в виде:
- Электронного письма
- SMS-сообщения со ссылкой
- QR-кода, отображаемого на экране устройства
- Бумажной распечатки (по требованию)
Кто обязан применять электронные чеки
Согласно новым правилам, все субъекты хозяйствования, включая:
- ИП, применяющие УСН или ЕН
- Организации всех форм собственности
- Онлайн-магазины, маркетплейсы и службы доставки
- Салоны красоты, СТО, кафе и рестораны
- Компании, оказывающие бытовые и информационные услуги
Обязаны применять ККТ с возможностью формирования ЭКЧ и передачи данных в ОКС МНС.
Исключения касаются отдельных категорий, таких как:
- Физические лица, не зарегистрированные в качестве ИП
- Льготные виды деятельности в сельской местности
- Временные торговые точки (при наличии разрешения)
Подключение кассовой техники к ОКС МНС
Для корректной работы в рамках законодательства, организация обязана:
- Зарегистрировать кассовый аппарат в личном кабинете МНС
- Установить программное обеспечение с функцией фискализации
- Обеспечить устойчивое подключение к интернету
- Назначить ответственное лицо за передачу фискальных данных
- Получить криптографический ключ шифрования
После подключения каждая операция фиксируется и передаётся в реальном времени в ОКС, обеспечивая прозрачность и контроль за налоговыми поступлениями.
Программная касса (softPOS) как альтернатива
С 2023 года МНС официально разрешило использование программных касс, особенно актуальных для малого бизнеса и мобильных сервисов. Программная касса:
- Работает на смартфоне или планшете
- Обеспечивает создание ЭКЧ
- Подключается к ОКС МНС через API
- Позволяет принимать оплату через NFC и QR
Это удобное решение для курьеров, мобильных мастеров, консультантов и ИП без физической точки продаж.
Хранение и учет электронных чеков
В соответствии с Постановлением МНС:
- Электронные чеки должны храниться не менее 5 лет
- Доступ к чекам должен быть обеспечен по требованию налоговых органов
- Обязательно ведение электронного журнала кассовых операций
Для этого применяются автоматизированные учетные системы, интегрированные с ККТ и ОКС. Большинство решений предоставляют:
- Поиск и фильтрацию по дате, товару, сумме
- Формирование отчетов по сменам, дням, месяцам
- Возможность выгрузки в формате XML, CSV, PDF
Ответственность за нарушения
При нарушении требований законодательства МНС вправе применить следующие санкции:
- Штраф для юрлиц до 100 базовых величин
- Штраф для ИП до 50 базовых величин
- При повторном нарушении — приостановление деятельности до 90 дней
- Конфискация неучтённой выручки
Кроме того, фиксируются случаи временного отключения от ОКС, что блокирует возможность проведения расчётов — фактически приостанавливая бизнес.
Рекомендации для бизнеса по соблюдению новых требований
Для адаптации к новым требованиям мы рекомендуем:
- Провести аудит текущей кассовой техники
- Заключить договор с официальным поставщиком ККТ с поддержкой ЭКЧ
- Обучить персонал работе с фискальными устройствами
- Интегрировать ККТ с CRM, ERP или товароучетной системой
- Внедрить программные решения для онлайн-доступа к чекам
Важно обеспечить бесперебойную передачу данных в МНС, стабильное подключение к интернету и наличие резервных копий всех фискальных данных.
Преимущества внедрения электронных чеков
Помимо требований законодательства, использование ЭКЧ приносит ряд преимуществ:
- Упрощённый бухгалтерский учёт
- Снижение бумажных расходов
- Повышение прозрачности финансовых операций
- Доверие со стороны потребителей
- Возможность автоматизации налоговой и управленческой отчётности
- Удобство работы с маркетплейсами и платёжными системами
В условиях цифровизации экономики, электронные чеки становятся неотъемлемой частью современного бизнес-процесса.
Перспективы развития и будущее электронных чеков
Государство активно продвигает цифровизацию фискальных данных. В ближайшее время ожидается:
- Расширение функций ОКС и интеграция с единым налоговым счётом
- Возможность подачи налоговой отчётности на основе данных ЭКЧ
- Поддержка электронных чеков в мобильных приложениях банков
- Развитие электронной гарантии и фискального аудита
Компании, уже внедрившие ЭКЧ, будут лучше подготовлены к следующим этапам реформ.
